Compliance vem do verbo em inglês to comply, nada mais é do que estar em conformidade com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos.
Com tantas obrigações reguladoras, adotar uma política relacionada a compliance é fundamental, a prática gera oportunidade de negócios e vantagem competitiva, investidores desejam investir em negócios sólidos, com baixas chances de se envolverem em escândalos e que seu modelo seja conforme a Lei, não o contrário. Uma empresa preparada que identifica seus riscos e antecipação de problemas planeja possibilidades de soluções para possiveis situações, promovendo a revisão no mínimo anual desses riscos, o que é parte essencial do sucesso de uma atividade empresarial.
Funções do Departamento de Compliance
Para começar, o departamento deve contar com uma boa equipe, precisa ser escolhida criteriosamente.
Além dela, serão necessários assistentes e analistas. Em grandes empresas, a divisão pode se estender a coordenadores ou gestores, que dividem as responsabilidades da área.
Depois de bons treinamentos, a equipe estará preparada para colocar o compliance em prática. Algumas de suas principais funções, portanto, serão:
Analisar riscos operacionais;
Conhecer e interpretar leis que se relacionem à empresa;
Elaborar manuais de conduta;
Gerenciar os controles internos;
Fazer auditorias periodicamente;
Desenvolver projetos de melhoria contínua;
Disseminar o compliance por toda a cultura organizacional;
Monitorar a segurança da informação.
Quais são suas vantagens?
Ter uma área de compliance na empresa traz diversos benefícios. Alguns deles são:
Ganho de vantagem competitiva em relação à concorrência;
Atração de investidores e investimentos;
Identificação de riscos e prevenção de problemas;
Ganho de credibilidade;
Melhoria da eficiência e qualidade dos serviços/produtos;
Consolidação de uma cultura organizacional;
Sustentabilidade;
Correção efetiva de não-conformidades.
Como aplicá-lo na empresa?
1 – Treine sua equipe
É importante educar os funcionários a respeito das leis, regulamentos e políticas da empresa, mostrando como estas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do dia a dia. Em uma palavra: alinhamento.
Isso porque o compliance não são apenas leis estáticas, burocracias, mas sim condutas organizacionais éticas, de acordo com os parâmetros públicos e privado.
Para isso, é preciso pensar em um programa de treinamento de conformidade. De um plano que contemple um passo a passo das lições que devem ser aprendidas pelos profissionais da empresa. Algo que os responsáveis possam avaliar que o conhecimento do compliance foi transmitido cem por cento.
O conteúdo deste treinamento deve deixar claro ao profissional que suas funções vão muito além de elaborar e publicar normativas e procedimentos, e sim que elas fazem parte de um organismo maior, que depende de cada membro para funcionar, além de objetivamente defender os quatro pilares do compliance: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa.
Para fiscalizar estas atividades, é aconselhável que um comitê de ética seja formado na entidade, composto por profissionais de áreas distintas e que sejam renovados de tempo em tempo, com o objetivo de fortalecer a criticidade e ampliar os pontos de vista na supervisão da conformidade.
2 – Simplifique para que seja compreensível
Para que o compliance seja realmente útil, ele deve ser compreendido. E para que ele seja compreendido, vale tomar alguns cuidados. Há muitas empresas que fornecem praticamente um livro à pessoa, dizendo: “leia, estas são nossas regras”.
O quanto esta atitude é realmente efetiva? O conhecimento passado dessa forma é pouquíssimo prático, principalmente levando em consideração que costumamos aprender melhor as coisas aplicando-as no dia a dia. O que o manual de conduta da empresa precisa responder? É a partir desta questão que ele pode ser formulado.
Outra característica de um código de ética que pode ser prejudicial é a prolixidade ou o pedantismo. O uso de “palavras bonitas” deve ser relativizado quanto à sua eficácia.
Profissionais do departamento jurídico possuem um vocabulário mais extenso, devido às características da profissão, mas, agora que não são os únicos a atuarem no compliance, vale pensar: será que todos entenderiam?
Um dos maiores desafios das organizações é medir o nível adequado de formação para os diferentes perfis dentro da empresa. Começar por uma linguagem de fácil entendimento, que explore exemplos e acontecimentos reais nas suas explicações pode ser um bom começo.
Além de acessível na linguagem, ele também precisa estar acessível na busca. Disponibilizá-lo no site da empresa ou enviá-lo periodicamente via e-mail para os colaboradores é um bom exemplo de como resolver isso.
A comunicação é essencial no processo de alinhamento, não só do compliance, mas de todos os valores da empresa. A intranet e o e-mail são ferramentas poderosas neste sentido. Através dela, pode-se, por exemplo, disponibilizar o hotline, enviar informes, publicar gráficos e imagens-exemplo que ilustrem o manual de conduta.
Prevenção a fraudes; segurança da informação; plano de continuidade de negócios; contabilidade internacional, fiscal e gerencial; gestão de riscos e de pessoas; atendimento a auditorias internas e externas.
Em cada nova publicação ou envio, um destes itens de compliance pode ser desmistificado. Isto reforça a afirmação da organização sobre sua própria identidade.
3 – Utilize como um diferencial competitivo
Revisitar o plano de conformidade se faz necessário. Esse exercício precisa trazer coisas que anteriormente não eram encontradas, ao invés de mais do mesmo.
Neste momento, é importante que anotações de melhoria venham à tona, por isso é imprescindível estimular os colaboradores da empresa a zelarem pela transparência a ponto de militarem por ela dentro da organização, expondo fragilidades para que possam ser introduzidas no compliance.
Além de estar atento aos riscos de cada função de trabalho na empresa, as organizações também devem considerar coisas como por exemplo o risco país (qual é a correlação entre os mercados de crescimento e risco de corrupção?), o risco setor (o governo já conduziu investigações no setor?
Existem riscos específicos para o segmento?) e, no caso de grandes corporações, a legislação internacional como SEC e FCPA.
Depois de introduzir o compliance como um valor, quebrando a ideia de que é apenas um custo, a entidade pode utilizá-lo como diferencial competitivo – principalmente no Brasil, onde a percepção anticorrupção de investidores está em alerta.
Os fundos de investimentos, private equity, venture capital, têm condicionado investimentos às organizações a programas de compliance, assim como outras organizações que condicionam a contratação de terceiros que vão representá-la perante a administração pública, já que a contratante pode ser responsabilizada por atos de terceiros mesmo sem conhecimento da conduta (domínio do fato).
De um tempo para cá, a Due Diligence Anticorrupção é o primeiro elemento a ser considerado em uma possível fusão ou aquisição.Em suma, o mercado, assim como a legislação, vêm premiando as empresas com boas práticas de compliance. E isto precisa ser mostrado. Nas redes sociais, no site, na assinatura de e-mail dos colaboradores.
O compromisso com a transparência e com a legalidade deve ser uma bandeira hasteada sobre a marca da empresa. Em um universo de consumidores e investidores cada vez mais críticos e atentos a riscos, a confiança se torna a base.
JL Vieira Advogados
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